تصدير الجدول إلى ملف Excel¶
بعد أن يتم حجز الورديات من قبل الأعضاء وتكتمل جداول الورديات، قد تحتاج إلى تصدير الجدول كاملًا بصيغة يمكن مشاركتها أو طباعتها أو حفظها للأرشفة. هنا يأتي دور ميزة التصدير إلى Excel.
خطوات التصدير¶
- ادخل إلى الغرفة المطلوبة.
- اضغط على "تصدير".
-
ستظهر لك نافذة بها عدد من الخيارات التي يمكنك تخصيصها قبل التصدير.
خيارات التخصيص قبل التصدير¶
نطاق التصدير¶
اختر تصدير كامل مدى الغرفة، أو حدد فترة زمنية معينة حسب احتياجك.
ترتيب الورديات¶
قم بترتيب الورديات كما ترغب أن تظهر في الملف الذي سيتم تصديره.
تنسيق الجدول¶
اختر طريقة عرض الحجوزات بالجدول الذي سيتم تصديره. تتوفر طريقتان:
- مفصل: حيث يتم عرض كل حجز في خلية منفصلة.
- مدمج: حيث يتم تجميع جميع حجوزات الوردية لليوم في خلية واحدة.
رصد العجز (الحجوزات غير المكتملة)¶
يمكنك تمييز الورديات التي لم يكتمل العدد المطلوب فيها بعد لتسهيل رصد العجز في الجدول المصدر بنظرة سريعة، وتختلف طريقة العرض حسب تنسيق الجدول:
- في التنسيق المفصل: يمكنك تفعيل خيار "تظليل الحجوزات غير المكتملة"، حيث سيتم تلوين الخلايا الفارغة (التي لم تُحجز بعد) بلون مختلف لتمييزها.
- في التنسيق المدمج: تظهر الأماكن الشاغرة على شكل نقطة (bullet) بدون اسم بجانبها داخل الخلية المدمجة، مما يشير إلى وجود مكان متاح في هذه الوردية.
إضافة وقت الوردية¶
في حال اختيار التنسيق المدمج، يمكنك تفعيل خيار إضافة وقت الوردية (وقت البداية والنهاية) ليظهر في خلية كل الوردية في ملف الإكسيل المصدر.
إضافة خلايا مجمعة¶
هذا الخيار يتيح لك إضافة ملخص لكل يوم، به جميع الأعضاء في هذا اليوم، ويتم إضافته في ورقة عمل (Sheet) منفصلة داخل نفس ملف الإكسيل باسم "مجمع". هذا الخيار مفيد جداً إذا كنت ترغب في نسخ قائمة الأسماء اليومية ونشرها كتقرير يومي سريع على مجموعات التواصل (مثل واتساب).
تضمين بيانات التواصل¶
- يمكنك اختيار تضمين المعلومات التي أدخلها الأعضاء عند الانضمام، مثل رقم الهاتف.
- هذا مفيد جدًا إذا كنت تريد طباعة قائمة مدمجة بالمعلومات لكل وردية.
عملية التصدير¶
- بعد تحديد الإعدادات التي تريدها، اضغط على "تصدير الملف".
- سيتم تنزيل الملف مباشرة بصيغة xlsx (ملف Excel قابل للتعديل).
- يمكنك بعد ذلك فتحه باستخدام Excel أو Google Sheets، تعديله، طباعته أو مشاركته.
ملاحظات هامة¶
- يمكن إعادة تصدير الغرفة في أي وقت، حتى لو تم تعديل الورديات لاحقاً.
- الملف المصدَر يعكس حالة الغرفة الحالية لحظة التصدير.
- هذه الميزة مفيدة جدًا في التحضيرات الشهرية، أو عند إرسال الجداول للإدارة.